Analisis dan Perubahan Individu
Definisi Analisis
Analisis merupakan aktivitas untuk meneliti unsur-unsur pokok suatu proses atau gejala sehingga kita dapat mengenal dan mengikuti kondisi mana yang memberikan kontribusi pada berfungsinya suatu unit dan kondisi mana yang menciptakan masalah pada unit yang diteliti. Analisis komunikasi organisasi tertarik pada gejala komunikasi sebagai variabel anteseden dan konsekuen dalam berfungsinya organisasi. Seringkali analisis komunikasi organisasi tertarik pada aktivitas komunikasi sebagai mediator berfungsinya organisasi. Analisis komunikasi organisasi dapat memusatkan perhatian pada aktivitas komunikasi secara langsung untuk menentukan apakah aktivitas komunikasi itu merupakan bagian dari kondisi yang menimbulkan masalah dalam berfungsinya organisasi.
Disamping itu, analisis komunikasi dapat memusatkan perhatian pada aspek-aspek itu menciptakan masalah komunikasi. Suatu analisi komunikasi organisasi dapat menerangkan proses-proses kunci yang dapat mengganggu efektivitas berfungsinya organisasi, sebaliknya suatu analisis proses dan aktivitas organisasi yang terpilih mungkin menampakkan pengaruh-pengaruh pokok yang mungkin dapat mengganggu komunikasi yang efektif.
Proses Analisis
Proses analisis meliputi lima
Tahap 1: Pokok Persoalan
Kebanyakan kinerja organisasi memiliki sejarah. Suatu penurunan produktivitas berarti bergeraknya produksi dari suatu peringkat kepada peringkat yang lebih rendah. Kebutuhan untuk pembuatan analisis biasanya dibangkitkan oleh suatu perubahan yang menyakitkan. Rasa sakit adalah suatu konsekuensi yang menunjukan bahwa seseorang atau organisasi secara keseluruhan mulai menderita, hal ini merupakan saah satu pokok persoalan yang memaksa kita untuk mengambil suatu bentuk tindakan analitis. Pokok persoalan biasanya meliputi dua bentuk: (1) Gejala dari banyak persoalan dasar, (2) Konsekuensi-konsekuensi dari persoalan tersebut. Perbedaan antara gejala (symptom) dan konsekuensi (consequence) khususnya terletak pada hubungan antara persoalan dan manifestasinya. Suatu gejala adalah suatu tanda munculnya persoalan, akan tetapi bukan hasil dari persoalan tersebut.
Tahap 2: Pokok Dokumentasi
Sekali sebuah persoalan telah diketahui, tahap selanjutnya adalah membuat dokumentasi untuk rasa sakit atau persoalan tersebut. Contoh, suatu diagnosis medis menunjukan suatu proses bahwa kita bergerak pada tahap 1 ke 2. Tujuan nyata dari kedua analisis ini adalah menemukan mengapa individu atau organisasi sedang sakit. Pokok persoalan menunjukan bahwa terjadi suatu yang salah, dan tugas pada kedua tahap ini adalah untuk memberikan informasi yang mengungkapkan apa kemungkinan penyebabnya. Sebuah penyebab adalah sumber dari penyakit atau persoalan, ini merupakan alasan mengapa anda- atau organisasi- sedang sakit.
Tahap 3: Pokok Pilihan
Tahap ketiga meliputi perkembangan seperangkat data, prinsip, atau situasi yang dapat dipakai sebagai pedoman atau pilihan-ilihan untuk membandaingkan dengan dokumentasi yang telah ada pada tahap 2. Tujuan pedoman tersebut adalah untuk membantu menunjukan perbedaan-perbedaan antara situasi dimana tidak terjadi masalah dengan situasi yang sedang dianalisis. Seperangkat data, prinsip, atau situasi seharusnya secara langsung membantu penilai memikirkan kinerja, perilaku, sikap, keterampilan, atau latihan yang dipilih pada situasi yang sedang dianalisis. Pilihan-pilihan ini biasanya ditemukan dalam lima
Tahap 4: Pokok Perbandingan
Patton dan Giffin (1973) menyatakan bahwa “dalam pengertian yang sangat sederhana, proses analisis terdiri dari ketentuan mengenaiperbedaan antara apa yang ada yang anda miliki dan apa yang akan anda peroleh”. Pokok erbandingan adalah suatu upaya untuk menentukan apakah persoalan yang didokumentasikan tersebut mewakili aktivitas dalam organisasi yang menyimpang dari pilihan-pilihan dan pedoman-pedoman.
Tahap 5: pokok Klasifikasi
Tahap proses yang terakhir adalah menentukan bentuk masalah apa saja yang muncul dalam organisasi tersebut. Bentuk-bentuk masalah dasar cenderung berhubungan dengan bentuk-bentuk dokumentasi yang digunakan. Tiga bentuk masalah dapat muncul:
a. Problema yang berkaitan dengan kekurangan-kekurangan yang terdapat pada pengetahuan, sikap, dan keterampilan pegawai.
b. Problema yang berkaitan dengan kekurangan-kekurangan yang terdapat pada cara bagaimana penyelia dan manager merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf, mengarahkan, dan mengontrol sumber daya fisik dan manusia dalam organisasi tersebut.
c. Problem yang berkaitan dengan kekurangan-kekurangan yang terdapat pada konsep konseptualisasi dan perancangan misi, pisisi, tugas, tanggung jawab dan kewenangan organisasi tersebut.
Pendekatan Terhadap Dokumentasi Persoalan Sumber Daya Manusia
Analisis Tugas
Analisis tugasm(task analysis) adalah suatu metode untuk menentukan syarat-syarat khusus kinerja suatu pekerjaan untuk menunjukan apa yang harus diketahui dan dilakukan pegawai dalam menyempurnakan pekerjaanya. “analisi tugas adalah suatu metode untuk menentukan secara tepat, sangat terperinci dan dapat diukur, kinerja orang untuk mencapai tujuan manajemen, alat-alat dan kondisi tertentu yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan, dan keterampilan-keterampilan dan pengetahuan tertentu yang diperlukan pegawai” (Michalak & yager, 1979).
Analisis Kinerja
Kecakapan pegawai dalam menjalankan stugas dan motivasi mereka mengerjakan tugas tersebut merupakan pertimbangan penting dalam mencapai produktivitas yang tinggi. Dokumentasi yang menunjukan bahwa pegawai tidak dapat melakukan tugas khusus atau tidak dapat menyelesaikan tugas itu secara efisien, jelas-jelas menunjukan adanya suatu ketidakberesan dalam organisasi. Cumming dan Schwab (1973) menjelaskan empat metode penilaian prestasi kerja:
1. Prosedur komparatif. Prosedur ini biasanya meliputi perbandingan seorang pegawai dengan pegawai lainnya bardasarkan satu atau lebih criteria umum yang ditunjukan untuk menilai efektivitas pegawai secara menyeluruh dalam organisasi.
2. Standar absolute. Dengan cara membandingkan individu-individu pegawai dengan sebuah model otoritatif atau mengukur kelebihan pegawai dari pegawai lainnya.
3. Manajemen berdasarkan tujuan. Biasa disebut dengan MBO (management by objective), didasarkan pada asumsi bahwa tujuan-tujuan dapat dicapai lebih baik jika seseorang mengetahui apa yang harus diraih, dan kemajuan kea rah tujuan harus diukur dari kerangka dasar tujuan yang hendak dicapai.
4. Indeks langsung kinerja. Cumming & Schwab enunjukan dua indicator langsung kinerja: 1. Jumlah unit hasil, dan 2. Pergantian dan ketidakhadiran.
Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan (needs analysis) menelaah segala sesuatu yang mencagah pegawai untuk memberikan sumbangan terbesar mereka pada organisasi. Prosedur melakukan analisis kebutuhan terutama meliputi pembicaraan dengan pegawai tentang pekerjaan dan memperoleh jawaban pegawai tentang perasaan mereka terhadap pekerjaan secara tertulis. Pendekatan dasar lainnya antara lain:
1. Analisi arsip. Berisi studi tentang: (a) kebijakan organisasi, perencanaan, bagan organisasi, dan deskripsi jabatan. (b) keluhan pegawai, pergantian, ketidakhadiran, laporan kecelakaan. (c) catatan pertemuan dan studi evaluasi program. (d) penilaian kinerja masa lalu dan survey sikap. (e) laporan pemeriksaan dan anggaran.
2. Observasi klinis. Merujuk pada usaha mencipkan serangkaian pengamatan yang sangat objektif dan realistic, sebagai kebalikan dari serangakaian pengamatan yang sangat subjektif dalam keadaan artificial. Objektif diperoleh melalui pengamatan perilaku. Realism diperoleh melalui pengamatan atas pegawai dalam pekerjaan mereka.
Langkah – langkah melakukan
observasi klinis:
1. tentukan perilaku yang ingin diteliti
2. amati beberapa pegawai yang menunjukkan efektivitas tinggi dan beberapa pegawai yang tidak, certa catatlah pengamatan tersebut dalam lembar catatan yang terpisah
3. buat pengamatan atas tiap kelompok pegawai dalam suatu periode waktu yang khusus.
1. tentukan perilaku yang ingin diteliti
2. amati beberapa pegawai yang menunjukkan efektivitas tinggi dan beberapa pegawai yang tidak, certa catatlah pengamatan tersebut dalam lembar catatan yang terpisah
3. buat pengamatan atas tiap kelompok pegawai dalam suatu periode waktu yang khusus.
Mewawancara
Suatu metode yang bisa digunakan untuk melakasanakan suatu analisis kebutuhan. Wawancara juga merupakan suatu metode dasar pengumpulan informasi untuk analissi tugas, penilaian kinerja dan analisis sistem sistem komunikasi organisasi.
Wawancara analisis kebutuhan / wawancara perbedaan (gap in-terviwes) dibuat untuk mengumpulkan informasi tentang pendapat dan tingkah laku, nilai- nilai, ide dan harapan- harapan.
Wawancara awal / penjelajahan( exploratory) bersuaha mengetahui apa yang sedang terjadi untuk memilih prosedur – prosedur lain dan mengembangkan instrumen- instrumen.
Kerugian wawancara:
- membutuhkan biaya banyak.
- Cukup lamban dalam mewawancarai 4 atau 5 per hari
- Jawaban pegawai hampir secara keseluruhan kualitatif, sehingga sulit dianalisis dan diartikan.
- Kualitas suatu wawancara bergantung pada pribani pewawancar dll.
Wawancara perorangan
Wawancara satu lawan satu diarahkan pada seputar tempat kerja pegawai dan mencakup pertanyaan penting yang mendasar.
Analisis jawaban wawancara:
1. Cantumkan suatu nomor kode pada setiap daftar wawancara ( interview schedule),
2. Tempatkan jawaban- jawaban untuk pertanyaan satu dari seluruh daftar secara betrsama- sama
3. Urutkan jawaban- jawaban
4. Bawalah seluruh jawaban kedalam pertanyaan tunggal secara bersama- sama dalam satu halaman
5. Kenali pokok jawaban responden pada tiap pertanyaan
6. Rumuskan tiap tempat masalah dan kutip bebrapa jenis jawaban
7. Setelah seluruh jawabandari setiap orang dikaji ulang sesuai dengan tema masalah
8. Tulislah suatu analisis atas jawaban wawancara itu untuk menujukkan apasaja kebutuhan- kebutuhan tersebut
Wawancara kelompok.
Seringkali digunakan untuk memperoleh ide- ide dan kebutuhan kelompok kerja atau tim.
Teknik – teknik yang dilakukan
1. Pengumpulan gagasan (brainstorming) merupakan suatu bagian pembahasan dalam kelompok .
Pimpinan harus mengadakan pertemuan untuk dan mengkaji berikut:
a. Tidak ada pertanyaan yang diajukan selama masa brainstorming tersebut setiap pertanyaan harus dijawab sebelum pelaksanaanya dimulai.
b. Untuk memelihara keteraturan, pemimpin mennganalisis setiapm orang secepat mungkin
c. Hindari kerumitan, harus teliti
d. Usulkan hal yang nyata
e. Jangan takut untuk mengulangi gagasan dengan cara yang lain
f. Berusaha keras untuk mencari jalan keluar
g. Ikuti semua aturan brainstoming secara penuh yaitu( kritikan tidak diperbolehkan, kebebasan didorong, kuantitas diharapkan, kombinasi dan kemajuan dicari)
2. Analisis bidang kekuatan ( force – field analysis) ini adalah aplikasi khusus dari wawancara kelompok dan brainstorming. Hal yang menjadi tujuan pokok adalah memberikan jalan pada identifikasi faktor- faktor sitematik yang mendorong dan menghambat tindakan dalam organisasi
3. Proses kelompok nominal ini adalah struktur pertama kelompok yang memungkinkan partisipan saling tukar ide secara diam- diam .
4. Menyeimbangkan pengaruh orang- orang bersetatus tinggi, sangat ekspresif dan berpengaruh, memungkinkan pertimbangan partisipasi dan pertimbangan gagasan.
Proses kelompok nominal dikembangkan sebagai berikut:
a. Sambutlah seluruh partisipan dan terangkan prosesnya
b. Tiap anggota menulis gagasan untuk menjawab pertanyaan tessebut.
c. Pemimpin mencatat meminta satu gagasan dari tiap anggota kelompok
d. Tiap gagasan dalam daftar diambil daftar yang sudah dibuat
e. Dari daftar gagasan pada grafik terbalik, kelompok memilih satu nomor spesifik yang paling penting.
5. Pemeringkatan konsensus ini merupakan suatu aktivitas dua tahap yang memungkinkan pegawai:
a. Secara indifidu mengurut sebuah daftar kebutuhan – kebutuhan potensial
b. Sebagai sebuah kelompok mendatangkan konsensus mengenai peringatan butir- butir yang sama
Pilih kartu (card sort)
Penggunaan teknik pilih kartu meliputi :
1. Mempersiapkan kartu-kartu
2. Mengarahkan wawancara survei
Wawancara Telepon
Wawancara melalui telepon merupakan suatu teknik riset pasar.Panggilan telepopn biasanya dilakukan terhadap suatu sampel acak individu dengan menggunakan suatu pedoman atau daftar pertanyaan.Daftar pertanyaan harus dibuat sesederhana mungkin untuk mengurangi kelelahan.Wawancara telepon hrus mengajukan pertanyaan dengan jelas sehingga memberikan pengertian yang sebanding kepada semua responden (penjawab).
Wawancara melalui telepon memerlukan keterampilan dan kesabaran yang cukup besar, namun sebagai teknik survei cara ini adalah yang paling cepat dan ekonomis.
Kuesioner. Kuesioner merupakan metode yang sering banyak digunakan untuk melakukan analisis kebutuhan.Kuesioner dapat menyajikan informasi yang tepat dari kelompok besar atau kecil pegawai.Kuesioner dapat diberikan secara perorangan atau kelompok atau dapat dikirimkan melalui pos kepada para pegawai.
